4 Greșeli care te determină să îți planifici prost timpul

De ce deși ne facem to do list-uri, tot nu reușim să facem tot ceea ce ne propunem în ziua respectivă?

De ce deși am mai făcut același lucru de mai multe ori, de fiecare dată durează diferit?

De ce deși ne alocăm o oră pentru un anumit lucru, ne ia ori mai puțin ori mult mai mult?

E timpul să recunoaștem, tu, eu și majoritatea, când vine vorba de timp, suntem extrem de nepricepuți să-l alocăm corect.

Ne este greu să ne rezervăm un număr de ore concret și apoi să respectăm planul până la ultima liniuță.

Întârziem deși suntem cei care stăm cel mai aproape de locația unde trebuie să ajungem.

Spunem că facem o chestie acum, dar ajungem să o facem in 2 săptămâni.

De curând am avut ocazia să discut cu 9 tineri despre time management. Deși nu plănuisem, pe parcursul training-ului, împreună cu participanții, am reușit să descoperim 4 motive pentru care devenim ridicol de nepricepuți când vine vorba de planificarea timpului nostru.

Mă rog, nu sunt neapărat motive, cât sunt presupuneri pe care ORICINE le face privind estimarea timpului.

Sunt 4 presupuneri care ne distorsonează realitatea și uneori ne “ajută” să ne mințim că suntem extrem de deștepți și de eficienți, ceea ce se întâmplă mai rar, să fim sinceri.

4 Greșeli care te determină să îți planifici prost timpul

Greșeala 1: O să fac tot și doar ceea ce mi-am propus în to do list

De câte ori nu ai fost nevoit să “reportezi” din task-urile pe care le-ai avut de făcut azi, să le faci mâine.

De câte ori ai fost nevoit să faci lucruri pe care nu ți le-ai planificat?

De câte ori ai făcut lucruri diferite de ceea ce ți-ai planificat în ziua respectivă?

De multe ori, sunt convins.

De ce? Pentru că nu știm să prioritizăm. Nu știm să alegem. Nu știm să luăm decizii. Suntem foarte slabi la asta.

Luăm decizii de obicei care nu ne afectează pe termen scurt, poate chiar pare că o să ne fie mai bine, dar mâine ne dăm seama că am făcut o prostie.

Soluții:

• elimină 2-3 din lucrurile pe care ți le-ai pus In to do list
• anulează lucrurile pe care ar fi cool dacă le-ai face și fă doar esențialul din ziua respectivă
• deleagă din task-uri sau măcar segmente din task-urile mai complexe

Greșeala 2: O sa fac ce mi-am propus in exact timpul pe care mi l-am propus

Automat, dacă suntem slabi când vine de alegerea lucrurilor pe care le facem, o să fim și slabi când vine vorba de timpul pe care ni-l acordăm ca să facem un lucru.

De câte ori ți s-a întâmplat să întârzii cu ceva important sau să ratezi foarte mult un deadline?

De câte ori lucruri care ți se păreau mai complexe îți luau mai puțin timp și lucruri care îți luau mai puțin, ți-au luat mai mult de data aceasta?

De câte ori în loc să faci un lucru în 15 minute cât îți ia de obicei, te-ai lungit și l-ai făcut într-o oră.

Soluții:

• încearcă să anulezi efectul legii lui Parkinson prin impunerea uneor deadline-uri mai scurte sau folosindu-te de tehnica Pomodoro
• folosește-te de regula 80/20
• refuză și/sau deleagă task-uri

Greșeala 3: Am toate cunoștințele care îmi sunt necesare pentru a-mi face treaba cât mai repede și cât mai bine

Asta este probabil cea mai periculoasă presupunere pe care noi o facem.

Presupunem că suntem mai deștepți decât suntem de fapt, sau mai bine informați decât suntem de fapt.

Mai ales când vine vorba de muncă creativă, e greu să presupui că ceea ce știi deja, o să îți fie și de folos.

Faptul că eu mi-am plănuit să scriu acest articol în 20 de minute, deși știu și foarte multe despre time management, nu înseamnă că o să îmi și iasă.

Sincer nu m-am cronometrat, dar cred că am scris articolul în 30 de minute :p.

Revenind.

Soluții:

• înainte să te apuci de ceva care știi că e mai complex sau e nou, ia-ți un pic de timp să dezasamblezi task-ul și să vezi cam cât timp ți-ar lua fiecare etapă.
• implică persoane care ar putea să rezolve din bucățele noi pe care încă nu le controlezi bine
• documentează-te temeinic înainte de a face ceva
• refuză și/sau deleagă task-uri

Greșeala 4: Nimeni nu o să mă întrerupă

Avem o părere mult prea bună despre oamenii din jurul nostru și considerăm că uneori, involuntar, ei nu ar putea să ne saboteze.

Greșit. Oamenii într-un fel sau altul, vor găsi o metodă de a te întrerupe.

Telefoane, email-uri inutile, sms-uri, zgomot, rețele sociale, etc etc…

Mulți cred că dacă ei au terminat, au dreptul să facă ce vor. Greșit.

Aceeași oameni cred că tu ar trebui să îi ajuți tot timpul. Greșit

Tot aceeași oameni când își pierd timpul, vor găsi instinctiv, o metodă de a-l pierde și pe al tău.

Mulți fac asta neintenționat, dar contează că o fac, pe tine te afectează oricum.

Soluții:

• elimină din distracții: telefon închis/silențios, internet închis, căști puse pe urechi
• fă cunoscut oamenilor că te întrerup, dar într-un mod asertiv
• spune nu, cât mai des, chiar și când vrei să zici da
• deleagă task-uri, astfel încât să îi ții ocupați și din calea ta

Probabil ți-am părut pe alocuri radical și nesuferit. Ei bine, dacă vrei să devii productiv, trebuie să devii un pic mai nesuferit și mai incisiv.

Ca să devii mai productiv, trebuie să devii mai conștient de ceea ce se întâmplă în jurul tău și în mintea ta.

Trebuie să fii mai concentrat și să fii dispus să tai în carne vie, ca să eviți procrastinarea și comportamentele cronofage ale oamenilor din jurul tău.

Desigur, nu trebuie să fii de acord cu nimic din ceea ce am scris eu.

E ok, chiar te rog să mă contrazici, atâta timp cât câștigi mentalitatea de a deveni mai protector cu timpul tău.

Mai ales, când știi că timpul e atât de prețios.