Acest articol este scris de Radu Popa, autorul cursului MS Excel – Ghid practic de supraviețuire.

Nota lui Gabriel: Dacă lucrezi zilnic în Microsoft Excel, ai de-a face cu Excel de câteva ori pe săptămână sau crezi că te poți folosi de acest program ca să îți crești productivitatea, atunci articolul lui Radu este perfect pentru tine. Nu uita să arunci o privire si peste partea a doua a articolului.

În munca mea de zi cu zi mă lovesc destul de mult de 2 tipuri de sarcini, susținerea de interviuri și cursurile de Excel.

Una dintre întrebările mele preferate, pe care o adresez celor cu care mă întâlnesc, este: “auzi știi să utilizezi programul ăla, cum îi spune, îmi scapă numele … Excel”.

Răspunsul cel mai des întâlnit: “sigur că da, mă pricep destul de bine”. După 1 sau 2 întrebări ajungeam totuși la concluzia că acea persoană doar a zgâriat suprafața și că mai are mult până departe.

Din acest motiv am făcut acest articol care cuprinde 10 sfaturi și trucuri în Excel, lucruri pe care dacă le stăpânești bine de tot, poți să spui cu încredere: “da domne’, știu să lucrez în Excel, nu am ajuns la statutul de ninja, dar cred mă descurc”.sfaturi-trucuri-excel

Sfaturile sunt așezate în funcție de complexitate (de la cel mai puțin complex, la cel mai complex), iar alături de ele am inclus și câteva linkuri în caz că vrei să afli mai multe.

10 Lucruri pe care ar trebui să le știe oricine care lucrează în Excel

1. Adaugă un rând nou într-o celulă

1

Începem cu un lucru foarte simplu, dar al naibii de enervant dacă nu știi cum se face, să adaugi un rând nou într-o celulă.

Ştii tabelul în care, pe coloana B în aceeași celulă, trebuie să scrii numele firmei și sub ea, pe un rând separat, adresa. Răspunsul e simplu, ține minte, ALT+ENTER. 

2. Freeze panes

2

Mergem mai departe și dacă tot vine vara mă gândesc să vorbesc despre iarnă și îngheț, mai exact despre înghețarea anumitor rânduri/coloane.

Să zicem că ai un tabel de 3461 de rânduri și ai prefera ca, pe măsură ce faci scroll în jos, capul de tabel să rămână vizibil.

Opțiunea care te interesează pentru asta se numește freeze panes și o găsești în tab-ul de view. Ţine cont că atunci când o activezi, zona din stânga și de deasupra celulei active va rămâne încremenită.

3. Filtre și sortare pe mai multe nivele

3. Sortare

Da, cred că trebuie să visezi tabele și filtre și noaptea.

Dacă un cap de tabel peste care să aruncăm un filtru știm să facem majoritatea dintre noi, sortarea pe mai multe nivele s-ar putea să o punem în categoria “ce e aia, ce sortare, ce nivele”.

Mă refer ca în tabelul cu date de contact din companie să pot să sortez oamenii, în primul rând după departament, apoi după nume.

Dacă vrei să afli mai multe citește un articol despre sortare pe mai multe nivele sau să vizionezi video-ul de mai jos care îți arată sortarea pe nivele în 40 de secunde.

 4. Validarea datelor

4. Validarea datelor

Atunci când lucrezi singur în documente simple nu e neapărat o provocare să corectezi coloana B în care, în loc de 2, ai scris doi.

Dacă totuși lucrezi pe rapoarte complexe cu mii de rânduri împreună cu o “armată de oameni”, s-ar putea să te deranjeze ca să îți petreci tinerețea corectând greșelile altora.

Excel îți permite cu ajutorul opțiunilor de validare a datelor, să nu îi lași pe alții să scrie tâmpenii în tabele tale.

Dacă vrei să afli mai multe despre validarea celulelor trebuie neapărat să citești articolul pe care l-am scris despre cum să creezi Rapoarte “BLINDATE” cu ajutorul validării datelor.

5. Formatare condițională

5. Formatare conditionala

De multe ori atunci când vrem ca anumite lucruri să iasă în evidență, le scriem cu bold, sau cu roșu, etc.

Posibil ca în modelul de buget la care ai lucrat, să te fi pus să înroșești categoriile de cheltuieli la care te-ai întins mai mult decât plapuma, ca să vadă și șeful.

“Băi, ce fain ar fi dacă chestii de genul ăsta s-ar putea face automat” – îți zici tu în gând.

Păi, se poate, folosind formatarea condițională.

Dacă te interesează subiectul, îți recomand un video de 10 minute de la un indian, de la care mai fur și eu meserie din când în când.

6. Formule aritmetice condiționale

6. Formule

Cred că Excel fără formule, e ca un hipster fără smartphone, adică nu e “true”.

Deși cred că majoritatea formulelor pot fi utile la un moment dat, mă opresc la cele aritmetice condiționale, pentru că nu vreau să transform acest articol într-o carte 😛 .

Să zicem că ai un tabel cu salariile tuturor angajaților și vrei să aduni salariul tuturor angajaților din departamentul X sau vrei să numeri câte persoane lucrează într-un departament.

Dacă te interesează cum poți face asta folosind formule aruncă o privire peste articolul despre countif și sumif.

7. Formula VLOOKUP

Vlookup

Asta e un cuvânt pe care îl auzi des în multinaționale, VLOOKUP.

De ce?

…păi din cauză că acolo se fac nejustificat de multe rapoarte și oamenii sunt “pasionați” să afle cum pot lua informații din rapoartele colegilor ca să meargă lucrurile mai repede.

Ca să nu vorbim generalități îți dau un exemplu conret: ai o listă cu toți clienții, șeful tău ți-a cerut să adaugi o coloană nouă în care să apară adresa de corespondență.

Tu ai o listă de la financiar cu clienții și adresa lor, dar fiindcă are alte informații decât raportul tău, nu o poți folosi ca atare.

Ai 2 opțiuni, să iei manual fiecare dintre cei 3523 de clienți să le cauți adresa și să îi dai un copy paste în raportul tău sau să înveți să folosești VLOOKUP.

Cum preferi, 2 ore de muncă repetitivă și posibilitatea de a strica tastele CTRL C V sau 2 minute și o formulă?

8. Grafice

Grafice in Excel

Ești de acord cu mine că nu poți să spui că știi să lucrezi în Excel până nu știi să faci măcar un grafic de tip “Pie Chart”?

Mulți dintre cei care citesc și care vor citi acest articol probabil că atunci când creează un grafic nou, aplică metoda speranței.

Metoda speranței =  selectez toate celulele pe baza cărora vreau să construiesc un grafic și sper ca Excel să îmi citească gândurile și să îmi arate graficul exact cum e în capul meu, câteodata funcționeaza.

Într-un articol în care vorbesc despre grafice în Excel vorbesc la o alternativă la metoda speranței care te ajută  să înțelegi mecanismul din spatele graficelor.

9. Pivot table

Pivot table

Cu toții avem momente de cotitură în viață, momentul în care am terminat școala, când ne-am căsătorit, etc.

Pentru mine un moment de cotitură a fost și atunci când am înteles taina Pivot Table-ului.

Se făcea că lucram într-o companie cu peste 1000 de angajați și mi s-a cerut să sumarizez manual, un raport.

Trebuia să fac asta săptămânal și îmi lua cam o oră.

Cum eu sunt din fire mai leneș, am căutat moduri prin care pot automatiza asta și așa am dat peste Pivot Table.

Dacă vrei să economisești timp, timp pe care să îl poți investi în orice altceva, atunci ai nevoie să înveți cum se folosește Pivot Table.

10. Importul de date

10. Import

Şi am ajuns și la ultimul, importul de date date dintr-un workbook într-altul.

O facilitate care ne poate ușura viața considerabil în cazul în care munca ta depinde de informații pe care le iei din alte părți.

Dacă vrei să sapi mai adânc în această direcție, ai ghicit, am scris un articol detaliat despre importul date în Excel sau poți viziona video-ul de mai jos.

 Ce alte lucruri ar mai trebui să știe să faca oricine în Excel?

Nu uita să arunci o privire și peste cursul lui Radu, MS Excel – Ghid practic de supraviețuire.