Dacă vrei să citești și prima parte, click aici.

Deși nu e prima dată când scriu pe 1cps, dă-mi voie să mă prezint. Mă numesc Radu Popa și „cioplesc” tutoriale despre Excel pe excelninja.ro atunci când nu țin cursuri sau fac recrutare.

Nu îmi place Excel-ul

Am scris peste 160 de articole despre Excel pe site-ul meu, dar să știi ca mie nu îmi place Excel-ul in mod deosebit. Adica, anul acesta când am plecat în Franța în concediu și să nu îți închipui că alergam de nebun pe acolo cu laptop-ul în brațe ca să fac un Pivot langa Luvru.

Dar, avem nevoie de Excel, și dacă asta e situația eu vreau sa îți arât 10 lucruri pe care ar trebui să le știi deja despre acest program minune. Mie ultimul mi se pare cel mai interesant, hai să vedem.

1. Imprimare cap de tabel pe fiecare pagină

In celălalt articol de pe 1cps îți spuneam despre cum poti să faci capul de tabel vizibil tot timpul cu ajutorul freeze panes.

Dar cum facem când vrem ca să imprimăm capul de tabel pe fiecare pagină atunci când dăm print?

1. imprimare cap de tabel pe fiecare pagina

”Pai simplu, scot la xerox capul de tabel, il decupez cu foarfeca si apoi îl lipesc cu aracet pe fiecare pagina.”

E o idee și asta dacă îți place aracetul. O varianta mult mai simplă e să mergi in tab-ul page layout și să faci cunoștință cu „print titles”. Acolo vei putea vedea opțiunea „rows to repeat at top”.

1. imprimare cap de tabel pe fiecare pagina 2

Și gata, poți să pui foarfeca la loc.

2. Împarte o coloana in 2

Mai ții minte acel tabel în care numele si prenumele erau scrise pe o singura coloană. Doar că ar fi fost nevoie să fie pe 2 coloane… Sunt sigur că tu nu ai făcut asta dar sunt sigur ca ai un prieten care a separat numele de prenume rand cu rand, toate cele 784 de randuri.

Evident ca avem o varianta mai buna, vom folosi text to columns.

Dacă vrei să vezi cum, ai permisiunea mea să dai play la video-ul de mai jos.

Daca nu îți place text to columns, poti face separarea și folosind următoarele funcții în combinație: LEFT(), RIGHT(), SEARCH(), LEN(). Eu zic ca e mai ușor cu text to columns.

3. Identifică duplicate

Poate ai o listă cu toate facturile emise de firmă și ai vrea să te asiguri că nu ai mai multe facturi cu același număr. Nu sunt contabil, dar am înțeles că asta nu ar fi foarte bine.

Atunci când pun întrebarea asta la cursurile pe care le țin, primesc în general următorul răspuns:

“Simplu Radu, sortăm dupa numărul facturii si apoi încercăm să ne dam seama unde sunt 2 numere consecutive … într-un tabel cu doar 1354 de rânduri”.

Dupa ce verifici primele 50 de rânduri vei ajunge la concluzia ca ești exploatat și că faci munca a 3-4 persoane. Evident că și aici avem o variantă mai simplă, folosind conditional formatting. Vezi video-ul de mai jos.

4. Aduna doar valorile vizibile

Nu-i așa că ar fi fain ca în unele tabele în care lucrezi, suma din josul tabelului să ia în calcul doar rândurile care nu au fost ascunse de filtru. Probabil că știi deja că funcția SUM adună tot ce prinde, nu contează dacă e un rând ascuns de filtru sau vizibil.

4. Functia subtotal

Dacă vrei să aduni doar valorile vizibile, îți recomand funcția SUBTOTAL. Vezi mai multe detalii aici.

5. Compară 2 tabele

Dacă avem 2 tabele cu aceeași structura cum am putea oare să le comparăm astfel încât să vedem care sunt rândurile care diferă.

Și aici avem o oportunitate de a pierde câteva ore bune, asta dacă ne punem să comparăm manual, rând cu rând, rând cu rând …

Sau putem folosi VLOOKUP și să terminăm în 3 minute, vezi video-ul de mai jos.

Sau putem folosi funcția SUMIF / SUMIFS, dacă tabelele noastre nu au o coloană de ID.

6. Grupează datele pe săptămâni sau ziua săptămânii

Hai sa presupunem că ai un tabel în care compania ta înregistrează fiecare vânzare. Nu e așa că ar fi interesant sa poți grupa vânzările pe săptămâni sau chiar pe zilele săptămânii?

Poți face asta folosind cele 2 funcții de mai jos:

  • WEEKNUM – îi spui data și formatul săptămânii și îți dă înapoi numărul săptămânii (1-53)
  • WEEKDAY – îi spui data și formatul săptămânii și îți dă înapoi numărul zilei (1-7)

Bonus: funcția NETWORKDAYS îți dă înapoi numarul de zile lucrătoare între 2 date.

7. Corectează date scrise greșit

Dă-mi voie să îți spun ce înțeleg eu prin dată scrisă greșit. Pe scurt este o dată pe care Excel-ul ți-a preluat-o ca și text. Datele greșite nu pot fi filtrate cum trebuie, iar dacă vrem să folosim funcții ca și cele de mai sus … succes.

Fiindcă nu vrem să rescriem manual zeci sau chiar sute de date, eu zic să ne folosim de text to columns. Vezi video-ul de mai jos.

 

PS: dacă vrei să te asiguri că MS Excel îți preia datele corect de fiecare data, de pe orice calculator, îți recomand să le scrii în felul următor: AAAA-LL-ZZ

8. Centralizează date din mai multe sheet-uri

Ai un raport pe mai mulți ani, fiecare an într-un sheet separat. Vrei să faci o centralizare a informațiilor într-un sheet separat. Nu ai decât câteva minute la dispoziție înainte să intri într-o ședință.

Eu zic să folosești consolidate, e probabil cea mai rapidă metodă, vezi un demo mai jos.

9. Protejarea datelor

Ne apropiem de final cu acest articol, felicitări dacă ai ajuns până aici.

Nu e așa că după ce ai lucrat mai mult la un tabel, ar fi păcat ca cineva să vină să ți-l facă praf in 2 minute?

8. Protejarea datelor Excel

De asta e bine ca in MS Excel ai urmatoarele posibilități de protejare a datelor:

  • Encrypt with password: nu ai parola, nu vezi nimic
  • Protect workbook: nu ai parola, nu poți adăuga / șterge sheet-uri, în rest poți vedea / modifica
  • Protect sheet: nu ai parola – nu poți modifica nimic într-un sheet, dar poți vedea
  • Allow users to edit ranges: poți modifica doar unde ti-a dat cineva acces
  • Track changes: odată activat vei putea vedea fiecare modificare făcută de cineva

Aș lungi destul de mult acest articol (deja destul de lung) dacă le-aș prezenta pe fiecare în parte. Daca te interesează în special una dintre opțiunile de mai sus, te invit să citești acest articol.

10. Desenează un grafic pe hartă

Am lăsat la final una din cele mai interesante facilități din Excel pe care am descoperit-o în ultima vreme.

Am pornit de la următoarea nevoie: vreau să văd rezultatele de vânzări suprapuse pe o harta a Romaniei. În orașele în care am vândut mult să am o bulina mare, iar în cele în care am vândut putin, mai mica. Cred că ai prins ideea.

Sună complicat, nu? Sa stii ca dacă ai Office 2013 sau ai extensia Power Pivot instalată, e de fapt destul de simplu.

Vezi cum am făcut acest tip de grafic in video-ul de mai jos.

Ar mai fi și altele

Evident ca lista ar putea să continue, dar nu as vrea să îți strici scroll-ul de la mouse citind un articol prea lung. Eu sper ca te-am făcut curios legat de ceea ce poate să facă Excel-ul. Sper și că vei căuta să lucrezi mai „SMART” atunci cand simți că faci lucruri repetitive.

Dacă vrei să înveți Excel

Iar dacă vrei sa fii mai „Ninja” în Excel, te aștept pe ExcelNinja.

Dacă nu stai foarte bine cu timpul și vrei să te pui repede la punct cu Excel-ul, să știi că am un curs online intensiv de numai 90 de minute, MS Excel – ghid practic de supraviețuire.